Contexte & Présentation de l'entreprise
Médecins Sans Frontières Belgique (MSF-OCB) implantée en RDC recrute dans le cadre de son Projet Pool d'Urgence Congo à Kinshasa, un Record Management Officer Assistant. MSF est une organisation humanitaire médicale reconnue pour ses interventions d'urgence et sa gestion rigoureuse de l'information.
Missions principales & Responsabilités
- Archiver mensuellement physiques et électroniquement les pièces comptables de la mission, couvrant tous les départements (Logistique, Finance, OPS, RH, Supply).
- Digitaliser les documents vitaux en veillant à leur intégrité, authenticité et accessibilité.
- Participer à la collecte des archives en sensibilisant les services producteurs, évaluer et analyser les archives, préparer et transférer les documents.
- Mettre à jour les documents numérisés sur des plateformes validées pour permettre l'accès aux opérateurs éloignés, notamment via Nestor.
- Gérer l'âge légal des archives, en rapportant celles dépassant le délai de conservation utile.
- Appliquer la politique d'archivage physique et électronique : relations avec producteurs d'archives, gestion des versements et éliminations physiques et numériques.
- Veiller au respect de la politique d'archivage MSF sur tous les terrains, effectuer des visites régulières de formation et contrôle.
- Organiser et animer les formations régulières des employés sur les outils de gestion, communication et archivage (Teams, SharePoint, OneDrive, Nestor).
- Assurer l'accueil et orientation des demandes d'archives, respecter la confidentialité et prévenir le vol ou dégradation.
- Instruit les demandes de recherche par correspondance, rédige les descriptions archivistiques, saisit et contrôle les analyses documentaires.
- Gérer les stocks de fournitures, organiser les commandes pour éviter les ruptures.
- Aider à l'organisation des événements internes et externes.
Responsabilités spécifiques
- Gestion organisationnelle des moyens matériels liés aux tâches confiées.
- Participation à la migration et organisation des contenus numériques selon une taxonomie définie.
- Activités techniques : tri, classement, identification, élimination, rédaction de bordereaux.
- Gestion matérielle des documents : organisation des flux, maîtrise des espaces de conservation et collaboration avec équipes techniques.
- Maintien d'une base de données sécurisée pour les documents courants.
Modalités & Conditions du poste
- Contrat à durée déterminée à Kinshasa.
- Horaires hebdomadaires : 45 heures.
Modalités de candidature & Processus de sélection
- Candidatures à déposer avant le 5 novembre 2026 à 17h, par courrier à la BASE MSF-OCB PUC à Kinshasa, Avenue Massamba, rue Bahuka 6, ou par mail à msfocb-rdc-puc-recrutement@brussels.msf.org
- Dossier complet : CV, lettre de motivation, copies des diplômes, attestations formation et de service, carte ONEM.
- Sélection sur dossier, test écrit, puis entretien oral.
- Seuls les candidats sélectionnés seront contactés.
